Dass auch Anwälte sich an den Lauf der Technik anpassen müssen, dürfte hinreichend bekannt sein. In zahlreichen Veranstaltungen und Seminaren zum Thema Legal Tech wird dafür geworben, dass der technologische Wandel auch vor der Anwaltskanzlei nicht Halt machen darf.

Viele Anwälte benutzen auch heute schon Computertechnologie, um die Arbeitsabläufe in der Kanzlei abzubilden. Dabei wird aber im Regelfall Technik verwendet, die bestenfalls auf dem Stand der 90er Jahre ist. Die Zukunft liegt aber nicht in der perfekten Verwendung von Microsoft Office-Applikationen oder Anwaltssoftware, sondern darin sich die immer schneller fortentwickelnde Technologie als Anwalt insgesamt zu Nutze zu machen.

Technologie entwickelt sich rasend schnell fort – Anwälte verschlafen den Anschluss

In den letzten Jahren hat es Quantensprünge im Bereich der allgemeinen Software-Technologie gegeben. Künstliche Intelligenz ist mittlerweile in einer Vielzahl von Geräten anzutreffen. Denken Sie nur an die Assistentin Siri in jedem iPhone. Diese basiert mit ihrer Spracherkennung bereits auf künstlicher Intelligenz. Auch die automatische Erkennung von Texten, das Extrahieren von Informationen aus diesen und automatische Anwenden der erhaltenen Informationen auf juristische Sachverhalte ist heute ohne Weiteres möglich.

Das Hauptproblem für Anwälte ist dabei, dass das Fortschreiten der Technologie eine beispiellose Geschwindigkeit aufgenommen hat. Die meisten Anwälte sind aber mit dem Tagesgeschäft befasst oder sie versuchen Finanz- und Wirtschaftskrisen und den damit verbundenen Umsatzrückgang zu meistern. Parallel wachsen – von den Anwälten ganz unbemerkt – die neuen technischen Möglichkeiten im Hintergrund. Sie werden – sobald sie marktreif sind – die zukünftige Arbeit der Anwälte erheblich verändern und haben auch das Potential Anwälte aus dem Markt zu drängen, die zu sehr mit dem Tagesgeschäft befasst waren und die strategische Relevanz der Technologisierung der Anwaltschaft verkannten.

Trotz der rasanten Fortschritte bei der Technologie und der unübersehbaren Auswirkungen auf unsere Gesellschaft und Geschäftswelt, führen viele Anwälte ihre Geschäfte auch heute noch wie gewohnt fort. Sie behaupten beharrlich, dass Software und Technologie nur wenige Auswirkungen auf die juristische Arbeit habe.

Eine kleine Gruppe von Anwälten hat aber bereits heute die Gelegenheit genutzt und neue Technologien in ihre Anwaltskanzleien eingeführt. Zum Teil funktionieren diese bereits bestens und optimieren die juristische Arbeit, teilweise sind Kanzleien aber auch noch nicht so weit und noch in der Erprobungsphase.

Technologie für Anwälte im Kanzleialltag

Während Konzepte wie künstliche Intelligenz, juristische Chat-Bots, Wissensmanagement, Big-Data-Analysen und andere aktuelle Erfindungen vielleicht für viele Anwälte abschreckend wirken, steht für viele Anwälte derzeit erst einmal die Verwendung gängiger Anwaltssoftware bzw. verbesserter Software im Vordergrund. Wenn also auch der „RoboAnwalt“ noch Zukunftsmusik ist, so gilt es doch sich bereits heute Fähigkeiten anzueignen, um mit der bestehenden Software für Anwälte das Bestmögliche aus der anwaltlichen Arbeit herauszuholen.

Wichtig sind vorallem:

  • Entwürfe von Dokumenten und Verträgen
  • Kalender- und Terminverwaltung
  • Verbesserte Kommunikation in der Kanzlei und mit Mandanten
  • Verwalten von Dokumenten und E-Mails in der Kanzlei
  • Zusammenarbeit in der Practice Group und mit Mandanten

Einige Kanzleien verfügen möglicherweise bereits über Add-Ons, Plug-Ins und individuelle Vorlagen, die bei der täglichen Arbeit in der Anwaltskanzlei helfen. Letztendlich gibt es einige Kernkompetenzen, mit denen Sie sich heute auf jeden Fall auseinandersetzen sollten.

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Entwürfe von Dokumenten und Verträgen

Möglicherweise befasst sich Ihre Kanzlei mit dem Verfassen von Vereinbarungen und Verträgen. In diesem Fall müssen Sie sicherstellen, dass Unternehmensnamen, Beteiligtenbezeichnungen und andere Elemente konsistent in der Vorlage verwendet werden.

Erweitertes Suchen und Ersetzen, Stilvorlagen und Überprüfungstools zu Microsoft Word sind wichtige Werkzeuge für die effiziente Erstellung und Überprüfung dieser Dokumente.

Einige Anwaltskanzleien haben möglicherweise bereits Software im Einsatz, die die (teil-) automatisierte Erstellung von Verträgen, Klagen oder Schriftsätzen vornehmen.

Wenn diese nicht im Einsatz ist, so können beispielsweise die Entwicklertools in Microsoft Word Ihnen beim Erstellen von ausfüllbaren Formularvorlagen für häufig generierte Dokumente helfen. Dadurch sparen Sie Zeit und reduzieren Fehler.

Kalender und Terminverwaltung für Anwaltskanzleien

Gerade für Anwälte ist es entscheidend Termine und Kalender zu verwalten. Es geht darum, keine Fristen und Termine zu versäumen und entsprechende Schriftsätze bei Gericht oder der Gegenseite rechtzeitig einzureichen.

Manche Anwälte benutzen ihren Kalender auch wie ein Task-Management-System. In dem Kalender wird letztendlich alles vermerkt, was der Anwalt bearbeiten muss.

Es gibt allerdings eine Vielzahl von Anwendungen, die Checklisten und zu bearbeitende Aufgaben besser verwalten können. Gerade dann, wenn es um das Zusammenspiel von Anwalt und Sekretariat oder Anwälten untereinander in juristischen Teams geht, sind typische Kalenderanwendungen oft überfordert.

Darüber hinaus planen Sie wahrscheinlich sehr häufig Besprechungen mit Mandanten, anderen Anwälten oder potentiellen Kooperationspartnern. Am Ende sollte auch noch genug Zeit übrig bleiben, um Marketing und Networking für Ihre Anwaltskanzlei zu betreiben, damit der Zustrom neuer Mandanten nicht ausbleibt.

Die Kanzlei, in der Sie arbeiten, verfügt möglicherweise über ein separates System für die Verwaltung von Terminen oder manche Anwälte benutzen Papierkalender, was die Planung durchaus erschwert. Die meisten Kanzleien werden allerdings den Microsoft Outlook-Kalender verwenden, sodass es sinnvoll ist, sich mit dessen Funktionen auseinanderzusetzen.

Kommunikation innerhalb und außerhalb der Kanzlei

In den meisten Anwaltskanzleien wird die Kommunikation oft innerhalb und außerhalb der Kanzlei noch per E-Mail durchgeführt. Mittlerweile werden von einigen Anwälten auch andere Tools verwendet, wie z.B. Chat-Nachrichten im Rahmen einer kanzleiinternen Präsenz- und Kommunikationssoftware, die einfach zu installieren ist.

Ganz fortschrittliche Kanzleien mögen möglicherweise sogar Slack verwenden (wobei es hier sicherlich datenschutzrechtliche Aspekte gibt, wenn die entsprechenden Server in den Vereinigten Staaten stehen). Slack revolutioniert gerade die Kommunikation von Teams, speziell in der Softwareentwicklung.

Das Werkzeug, das Sie höchstwahrscheinlich in Ihrer Kanzlei verwenden werden, insbesondere in größeren Anwaltskanzleien, ist Microsoft Outlook. Es handelt sich hierbei um ein effektives E-Mail-Software-System, aber wenn Sie von Google Mail kommen, wird es sicherlich gewöhnungsbedürftig sein.

Den Überblick über E-Mails zu behalten, sie zu organisieren zu lernen und vergangene Nachrichten zu finden sind essentielle Fähigkeiten. Informieren Sie sich in diesem Zusammenhang am besten auch über Automatisierungstools, mit denen Sie E-Mails in Outlook weniger zeitaufwendig verwalten können. Hierzu gehört beispielsweise Facturee, QuickSteps oder Rules, mit denen Sie E-Mails einfacher als Anwalt verwalten können.

Zusammenarbeit im Anwaltsteam und mit Mandanten

Anwälte arbeiten häufig intern im Team zusammen oder aber auch mit externen Anwälten oder direkt mit dem Mandanten. Die Verwendung der Funktion in der Registerkarte „Überprüfen“ von Word erlaubt das Nachverfolgen von Änderungen in einem Word Dokument und ist unerlässlich, wenn mehrere Personen an einem Dokument gleichzeitig arbeiten. Viele Kanzleien setzen auch bereits bei der Zusammenarbeit mehrerer Benutzer auf Office365 oder Google Drive. Auch hier gilt allerdings auf die Datensicherheit das oben Ausgeführte. Das Erlernen der Funktionen und Sicherheitseinstellungen dieser Tools ist sicherlich essentiell.

Verwalten von Dokumenten und E-Mails für Anwälte

Je nachdem, wie Ihre Anwaltskanzlei geführt wird, mögen Sie entweder ein ausgereiftes Dokumentmanagementsystem verwenden oder Ihre Dokumente noch in einzelnen Ordnern auf dem Windows Desktop speichern. In jedem Fall empfiehlt es sich, dass Dokumente zentral vorgehalten und auch gesichert werden. Das betrifft jede E-Mail und jedes Dokument, das in der Kanzlei eingeht oder diese auch wieder verlässt. Sie sollten sich auf jeden Fall damit befassen, welches Dokumentenmanagement Ihre Anwaltskanzlei einsetzt.

Wenn Sie einmal Dokumente unter Zeitdruck auffinden müssen, kann es sich schnell bezahlt machen, mit allen Funktionen des Dokumentenmanagementsystems umgehen zu können. Zudem besteht oft nicht die Möglichkeit, das Rad neu zu erfinden. Sie werden sich wundern, wie viele gute Schriftsätze und Vorlagen bereits in Ihrer Kanzlei vorhanden sind. Auf diese können Sie zur Inspiration oder zur Abwandlung jederzeit zurückgreifen. Wenn Sie dieses Dokumentenmanagementsystem finden können, können Sie wesentlich effizienter arbeiten.

Datenanalyse

Wenn Sie mit großen Datenmengen von Mandanten arbeiten, sind Fähigkeiten in Microsoft Excel wesentlich dafür, dass Sie diese Datenmengen bewältigen können. Machen Sie sich insbesondere damit vertraut, wie Sie Informationen miteinander verketten, auswerten oder Pivot-Tabellen verwenden können, um große Datenmengen sicher analysieren zu können.

Präsentationen

Mittlerweile gibt es zwar einige innovative Programme, die auf Präsentation ausgelegt sind, wie z.B. die Software Prezi. Dennoch ist ein solides Verständnis von Microsoft PowerPoint sicherlich sinnvoll. Wenn Sie aufgefordert werden, einen Pitch vorzubereiten oder Partnern bei der Vorbereitung helfen, werden sich Kenntnisse in Microsoft PowerPoint bezahlt machen. PowerPoint hat zwar oft einen schlechten Ruf, dass liegt allerdings nicht an der Software selbst, sondern oft daran, dass der Endanwender keine übersichtlichen Folien produziert. Gerade deshalb ist es umso entscheidender, sich damit auseinanderzusetzen, wie eine gute und überzeugende PowerPoint Präsentation erstellt wird.

Automatisierte Fallbearbeitung

Wiederum andere Software, wie auch die von Legalmatic, hat es sich zum Ziel gesetzt, Teile von aufwendigen, arbeitsintensiven und fehlerträchtigen Tätigkeiten – gerade in juristischen Massenverfahren (z.B. Verkehrsunfälle, Insolvenzsachen, Kündigungsschutzklagen, Dieselskandal etc.) – zu automatisieren.

Derartige Software erlaubt es Anwälten beispielsweise Fälle zu übernehmen, die sich anderenfalls wirtschaftlich nicht rechnen würden. Diese Software kann auch durch die Automatisierung wiederkehrender Tätigkeiten in der Anwaltskanzlei Freiräume dafür geben, um komplexe juristische Probleme anzugehen.

Ausblick

Der Robo-Anwalt, der fertige Schriftsätze für uns aus zehn Leitz-Ordnern-Papier erstellt, indem er die Informationen extrahiert und daraus einen juristisch ausgefeilten Schriftsatz durch Algorithmen erstellt, wird so schnell nicht existieren.

Wahrscheinlich wird es dieses Phänomen überhaupt niemals geben, weil Algorithmen nicht in der Lage sein werden, eine Vielzahl von unstrukturierten Informationen so aufzubereiten, wie ein Jurist es kann. Der „Kollege Roboter“ wird daher den Anwalt auf absehbare Zeit nicht verdrängen.

Entscheidend wird aber sein, ob Kanzleien sich an den heute stattfindenden technologischen Wandel anpassen werden oder dieses unterlassen. Ob aktuelle technologische Möglichkeiten ausgeschöpft werden, die über die gängigen Office-Tools und Anwaltssoftware hinausgehen wird die entscheidende Weichenstellung sein.

Um in Zukunft auf dem juristischen Markt mithalten zu können, wenn erste Wettbewerber zumindest einen „Roboter-Assistenten“ im Einsatz haben oder Legal Tech Startups das eigene Geschäftsmodell bedrohen, sollten sich Anwälte damit auseinandersetzen, welche Technologie auf ihre Anwaltskanzlei am besten zugeschnitten ist und welche Einsparungspotentiale es durch Automatisierung zu schaffen gilt.