Digitalisierung und Vereinfachung sind die neuen Trends in jedem Bereich. Das gilt auch für Anwälte, die ebenfalls digital werden müssen. Das Ziel, effizient zu arbeiten, war noch nie so präsent wie jetzt. Viele Anwälte verstehen bereits die Vorteile, die durch die Einbeziehung von Digitalisierungs- und Automatisierungssoftware entstehen, jedoch fällt es vielen schwer diese neumodischen computergestützten Technologien in ihre Anwaltskanzlei einzugliedern.

Auf Legal-Tech Seminaren hört man immer wieder Wortmeldungen von anwesenden Anwälten, die die Präsentationen der Anbieter zwar extrem spannend finden, aber nicht wissen, wie man nun konkret selbst Legal-Tech in der eigenen Kanzlei einführen soll.

„Das klingt ja alles sehr spannend, was Ihre Software so alles kann. Aber ich habe von Ihnen nicht gehört, was man denn nun konkret machen muss, um selbst als Anwalt Vorreiter im Bereich Legal-Tech zu werden.“

Gerade im traditionell geprägten Berufsfeld der Juristen fällt die Eingliederung von neueren Technologien schwer. Aber wie vor keinem anderen Unternehmen macht auch der Wandel durch die Digitalisierung vor den Anwaltskanzleien keinen Halt.

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Selbstständige Anwälte oder Kanzleichefs sollten sich deshalb mit dem Thema Digitalisierung der Anwaltskanzlei beschäftigen um dem Unternehmen die Möglichkeit zu geben, sich dem Wandel anzupassen und sich neu zu orientieren. Es handelt sich hierbei um ein Thema, das auch in größeren Einheiten auf die Agenda der Partnerversammlung gehört oder mit dem sich der Managing Partner einer Großkanzlei beschäftigen sollte.

Gerade die Eingliederung neuerer Technologien ist der Schlüssel zum Erfolg und die einzig effektive Möglichkeit ein Unternehmen im heutigen Zeitalter voranzutreiben.

Im Folgenden erklären wir Ihnen, wie Sie Ihre eigene Kanzlei durch die Integration von Digitalisierungsmaßnahmen richtig für die Legal-Tech Herausforderungen aufstellen.

Seien Sie selbst der Anführer der Digitalisierung

Als selbständiger Anwalt mit Assistenten oder Kanzleichef mit angestellten Anwälten ist es wichtig, dass Sie als selbstbewusstes Vorbild den ersten Schritt in Richtung digitale Anwaltskanzlei gehen. Informieren Sie sich und Ihre Angestellten, zeigen Sie Beispiele und schöpfen jede Möglichkeit aus um dem Schritt zur Digitalisierung ein kleines bisschen näher zu kommen. Sie sollten der Ansporn sein und die Neuorientierung und -ausrichtung anführen, denn nur so gelingt es Ihnen, dass Ihre Kanzlei nachzieht.

Analysieren Sie Ihre Kanzlei

Als Teilnehmer der freien Wirtschaft sind auch Anwaltskanzleien dem Wettbewerb mit anderen Kanzleien ausgesetzt. Gerade das Internet vereinfacht es für potentielle Mandanten, Sie mit anderen Unternehmen zu vergleichen und Ihre Angebote und Fähigkeiten zu bewerten. Analysieren Sie den Markt und Ihr eigenes Unternehmen. So erkennen Sie Ihre internen als auch externen Schwachstellen.

Sie sollten sich die folgenden Fragen stellen:

  • Welche Tätigkeiten nehmen viel Zeit in Anspruch?
  • Welche Tätigkeiten erledigen die Anwälte, die eigentlich auch vom Sekretariat oder wissenschaftlichen Mitarbeitern erledigt werden könnten?
  • Welche Tätigkeiten wiederholen sich oft?
  • Welche Tätigkeiten sind zeitaufwändig aber bringen nur geringen Ertrag?
  • Welche Tätigkeiten bringen viel Ertrag, sind aber letztendlich doch immer gleich gelagert?

In jeder Kanzlei gibt es diese Tätigkeiten – egal, ob Sie Verkehrsunfälle bearbeiten oder grenzüberschreitende Transaktionen managen. Jede Anwaltskanzlei hat derartige Arbeiten zu erledigen.

Prüfen Sie anhand dieser Fragen Ihre internen Abläufe. Diese sollten so ausgestaltet sein, dass Sie Ihre Zeit effektiv nutzen und nicht für derartige administrative Tätigkeiten opfern. Ergänzende Kanzlei-Automatisiserungssoftware wie von Legalmatic kann Ihnen dabei helfen, interne Abläufe durch Automatisierung und Digitalisierung zu verbessern, sodass Sie Ihre Zeit effizienter nutzen können.

Sie sollten aber auch das Auftreten Ihrer Kanzlei nach außen hin prüfen. Gibt es möglicherweise sich wiederholende Tätigkeiten, wie immer wieder auftretende Schreiben, die Sie an Ihre Mandanten oder Gegner versenden? Dazu kann z.B. die Weiterleitung von Informationen an Mandanten gehören, die bislang nicht automatisch geschehen ist.

Sie sollten zudem einmal hinterfragen, was bei Ihnen nicht digital abläuft. Eine Kanzlei zu digitalisieren bedeutet natürlich nicht, dass sie „paperless“ sein muss. Bei vielen dicken Akten geht das auch nicht. Aber nehmen Sie als Arbeitshypothese einmal an, dass alles „paperless“ sein muss. Hinterfragen Sie jeden noch außerhalb des PCs durchgeführten Schritt, ob er nicht auch elektronisch abgebildet sein kann. Ein Beispiel dafür sind die in vielen Kanzleien geführten Bücher mit Wiedervorlagen. Ließe sich das nicht auch elektronisch abbilden?

Erst dann, wenn Sie alle Ihre Schwächen erkannt und analysiert haben, können Sie gewährleisten, dass Sie diese verbessern um am Markt erfolgreich teilnehmen zu können.

Fundament für die Digitalisierung der Kanzlei legen

Wenn Sie Ihre Stärken und Schwächen erkannt haben, so sollten Sie das Fundament für eine digitale Anwaltskanzlei legen. Prüfen Sie, was sich digitalisieren lässt.

Legen Sie dann das Fundament für die Digitalisierung, indem Sie die bereits bestehende Anwaltssoftware durch Automatisierungs-Software ergänzen, die Ihre Abläufe automatisiert. Gängige Anwaltssoftware stellt Ihnen den Grundstock der Mandatsbearbeitung zur Verfügung, doch Zeiteinsparungen erreichen Sie erst, wenn Sie die immer wieder anfallenden und sich wiederholenden Abläufe und Vorgänge durch Software ersetzen, die mithilfe von Automatisierungen derartigen Arbeitsanfall für Sie erledigt. Dennoch ist es wichtig, erst einmal die grundlegenden Abläufe zu automatisieren. Hierbei unterstützen wir Sie natürlich auch gerne.

Sobald Sie das Fundament für die Digitalisierung durch die Ergänzung Ihrer Anwaltssoftware, beispielsweise durch Legalmatic, gelegt haben, kann der nächste Schritt folgen.

Mitarbeiter einbinden

Sofern Sie Mitarbeiter beschäftigen, ist es wichtig, dass Sie diese in den Digitalisierungsprozess mit einbinden und ihnen die Wichtigkeit dieser Entwicklung näher bringen. Ihre Mitarbeiter gewährleisten Ihnen den reibungslosen Ablauf der internen, als auch der externen Abläufe. Wenn die Digitalisierung bei Ihnen voranschreitet und Abläufe ersetzt und automatisiert werden, dann sollten Sie Ihren Mitarbeitern die Vorteile dieses Wandels erklären und neue Aufgaben und Tätigkeiten bereithalten, damit Sie keine negativen Vorbehalte verursachen, weil sich Mitarbeiter Sorgen um Ihre Anstellung machen.

Erfahrungsgemäß machen viele Mitarbeiter sich sorgen, dass sie durch die Digitalisierung ersetzt werden. Das betrifft vor allem Rechtsanwaltsfachangestellte, jedoch auch Anwälte. Machen Sie Ihren Mitarbeitern klar, dass die Digitalisierung ihre Aufgaben nicht komplett ersetzt. Vielmehr erlaubt sie allen Mitarbeitern, effizienter zu arbeiten. Es wird immer Menschen brauchen, die zusammen mit Software und Automatisierungslösungen arbeiten.

Integration von Software für Optimierung

Sobald Sie Ihre Mitarbeiter mit in das Boot der Digitalisierung geholt haben und das Fundament dafür gelegt haben, können Sie mit der eigentlichen Digitalisierungsarbeit beginnen, indem Sie auf computerbasierte Software zurückgreifen um Automatisierungsprozesse zu starten.

Legalmatic kann Ihnen dabei helfen eine individualisierte Software in Ihre Bürovorgänge zu integrieren. Individualisierte Automatisierungsprozesse werden dabei dafür genutzt, um Ihnen viel unnötige Arbeit abzunehmen und den Büroalltag zu erleichtern.

Zeit sinnvoll investieren

Sobald Sie perfomante Software installiert haben und Ihre Automatisierungsvorgänge wie geplant verlaufen, können Sie anfangen, Ihre Zeit für komplexere Aufgaben zu nutzen. Es können mehr abrechenbare Stunden erzeugt werden, da Ihnen mehr Zeit für das Wesentliche bleibt. Alles in allem steigern Sie durch die Digitalisierung die Effizienz und Effektivität Ihrer Arbeit enorm, sodass Sie erfolgreicher am Markt teilhaben können und entspannt von den Vorteilen der Digitalisierung profitieren.