Computergestütztes Erstellen von Schriftsätzen ist in jeder Anwaltskanzlei von absoluter Wichtigkeit. Die meisten Anwälte erstellen ihre Schriftsätze, selbst in gleichgelagerten Fällen, oft entweder aus dem Kopf oder anhand von mehr oder minder brauchbaren Textbausteinen. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, warum jede Kanzlei sich damit befassen sollte, die Erstellung von Schriftsätzen auf eine neue Evolutionsstufe zu heben, indem dafür Automatisierungstechnologien verwendet werden.

Textbausteine stellen das Kapital der Kanzlei dar

Textbausteine und daraus folgende Schriftsätze, bzw. Verträge sind das Kapital Ihrer Anwaltskanzlei. Anwälte sollten daher daran arbeiten Textbausteine zu erstellen, die gewissermaßen den Goldstandard ihrer Kanzlei darstellen.

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Es gibt viele Rechtsbereiche, in denen die Erstellung von Dokumenten, wie z.B. Schriftsätzen oder Vertragsentwürfen, die Hauptaufgabe eines Rechtsanwaltes ist. Oft wird die anwaltliche Dienstleistung überhaupt nur durch ein Dokument repräsentiert, das die Kanzlei erstellt hat. Gewöhnliche Textbausteine zu verwenden und mit der Word- Funktion „Suchen und Ersetzen“ zu arbeiten, ist ineffizient, langsam und birgt ein erhebliches Fehlerpotential. Man könnte sogar sagen, es ist unangebracht mit derartigen unausgereiften Methoden eine Aufgabe zu verrichten, die für den Mandanten von höchster Wichtigkeit ist und die z.B. bei Transaktionen im Immobilienbereich auch mit erheblichen Geschäftsvolumina einhergeht.

Nachteile für langsame Anwälte

In den vergangenen Jahren handelte es sich bei dem Anwaltsmarkt grundsätzlich um einen Verkäufermarkt. Dementsprechend wurden Anwälte, die nach der „Suchen-und-Ersetzen-Methode“ arbeiten nicht durch den Markt sanktioniert. Mandanten mussten es hinnehmen, hohe Stundensätze für letztendlich ineffektiv zusammengestellte Dokumente oder Schriftsätze zu zahlen.

Dieses hat sich mittlerweile geändert. Aus dem juristischen Markt ist grundsätzlich ein Käufermarkt geworden. Während für viele Jahre Anwaltskanzleien wenig Anreiz hatten und auch nicht die Fähigkeit besaßen die ineffiziente „Suchen-und-Ersetzen-Methode“ zu verbessern, so besteht nun die dringende Notwendigkeit. Insbesondere wer zum Stundensatz abgerechnet hatte, sah keine Notwendigkeit darin seine Prozesse schneller und effektiver zu gestalten. Zudem gab es vor einigen Jahren noch wenige Alternativen in technologischer Hinsicht, um diesen Prozess zu verbessern.

Seitdem allerdings immer mehr Mandanten und Rechtsabteilungen Pauschalpreise oder Obergrenzen bei der Abrechnung einfordern, besteht auch für Rechtsanwälte der Anreiz, juristische Dokumente schneller zu generieren. Der Wettbewerb ist in der juristischen Branche in den letzten Jahrzehnten deutlich gestiegen. Indem neue Technologien hinzugekommen sind, können Kanzleien nun größere Dokumentenmengen bewältigen als in den vergangenen Jahrzehnten. Dieses führt aber auch dazu, dass Verwaltungsaufgaben – und dazu gehört das bloße Erstellen von Dokumentenentwürfen – effizienter werden müssen.

90% Zeitersparnis durch Dokumentenautomatisierung

Stellen Sie sich vor, dass es eine Software gibt, die Ihnen oder Ihren Mitarbeitern mehrere Stunden Arbeit am Tag ersparen kann. Wenn Ihr Schreibtisch ständig voll ist und Sie vor Arbeit untergehen, dann können schon wenige Stunden am Tag, die sich durch Automatisierung einsparen, einen entscheidenden Unterschied in der Bewältigung des Arbeitsaufkommens machen.

Nehmen Sie beispielsweise die Erstellung eines Testamentes.

  1. Sie haben einen Standard-Textbaustein und benutzen von Microsoft Word die Funktion „Suchen und Ersetzen“. Es kann schnell eine Stunde dauern, je nach Komplexität des Testamentes, bis Sie ein neues Testament für den Mandanten erstellt haben. Zudem ist die Fehlerquote relativ hoch.
  2. Angenommen Sie haben eine kommentierte Vorlage mit entsprechenden Platzhaltern , die Sie nur noch ausfüllen müssen. In diesem Fall benötigen Sie eventuell nur noch die Hälfte der Zeit, also 30 Minuten, um ein Testament für einen neuen Mandanten zu erstellen. Zudem werden Sie wesentlich präziser Arbeiten.
  3. Nun stellen Sie sich aber vor, dass Sie ein Testament mit Hilfe einer Automatisierungssoftware erstellen können. Sie füllen nur noch wenige Punkte in einem Formular aus und hieraus wird ein entsprechendes Testament erstellt. Dieses basiert auf den persönlichen Daten, die Ihre Anwaltssoftware über den Mandanten bereits vorhält. Zudem hat Ihre Assistentin in einem Telefoninterview mit dem Mandanten einige kritische Punkte bereits abgefragt und in das Formular eingetragen. Sie müssen nur noch an wenigen Stellschrauben drehen und haben das Testament möglicherweise in 3 bis 5 Minuten fertiggestellt. Die Fehlerquote ist in einem solchen Fall am geringsten.

Aktuelle Softwarelösungen, wie die automatische Dokumentenerstellung von Legalmatic sind in der Lage, Ihre Mandanten oder auch Mitarbeitern Fragebögen anzuzeigen, die dann nur noch mit den entsprechenden Details ausgefüllt werden müssen. Durch vordefinierte Regeln wird ein Dokumentenentwurf generiert, den Sie sodann frei anpassen und verändern können. Sollte dieser bereits zutreffend sein, kann er durch die Automatisierungssoftware auch direkt an den Mandanten zur Freigabe gesandt werden, ohne dass weitere Mitarbeiter in den Freigabeprozess involviert werden müssen.