Durch Automatisierung in Ihrer Rechtsanwaltskanzlei können Sie Zeit und Geld sparen. Die nachfolgenden Tipps zur Automatisierung sollten Sie beherzigen:

Derzeit stehen viele Anwälte bereits vor dem Problem, dass die Nachfrage nach erstklassigen juristischen Dienstleistungen hoch ist, aber Mandanten dazu tendieren, weniger für diese Leistungen zu bezahlen. Teilweise gehen Unternehmen dazu über, von Anwaltskanzleien niedrigere Stundenhonorare einzufordern. Viele Kanzleien sind aber immer noch so aufgebaut, dass das Stundenhonorar frei nach der Formel Kosten + Gewinnmarge vereinbart wird. Insofern bestand lange Zeit keine Notwendigkeit, die Kosten wirklich zu senken. Man befand sich in einem klassischen Verkäufermarkt. Doch dieses verkehrt sich derzeit ins Gegenteil. Sobald die Automatisierung auch in Unternehmen voranschreitet, wird man dort über kurz oder lang zu dem Schluss kommen, dass Tätigkeiten des Anwaltsbüros auch günstiger durch Technologie abgewickelt werden könnten.

In den Vereinigten Staaten gibt es bereits Unternehmen, die standardisierten Rechtsrat günstig anbieten. So werden beispielsweise über Vertragsgeneratoren standardisierte Verträge für Unternehmen und Privatpersonen angeboten. Viele Menschen scheinen es zu bevorzugen eine standardisierte Rechtsdienstleistung einzukaufen, solange der Preis günstiger ist. Denken Sie nur an Ihre Schuhe. Wie viele Menschen tragen maßgeschneiderte Schuhe, die vielleicht besser sitzen, schöner aussehen und qualitativ hochwertiger sind? Vielmehr reichen 80% der Kunden die industriell gefertigten Schuhe vollkommen aus.

Können also Anwaltskanzleien genauso effizient sein, wie diese Unternehmen? Ja, und sie sollten es auch sein. Rechtsanwälte haben dabei sogar einen großen Vorteil – sie sind Menschen, empathisch und kreativ.

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Wo sollten Kanzleien mit der Automatisierung beginnen?

Was bedeutet das nun für Ihre Kanzlei? Es ist Zeit, in das Spiel einzusteigen und Wege zu finden, um Ihre Dienste zu standardisieren und die Effizienz in Ihrer Anwaltskanzlei deutlich zu erhöhen. Sie müssen dazu übergehen, nicht bloß Ihre Zeit zu verkaufen, sondern Anwaltsdienstleistungen in Produkte zu verwandeln und anschließend auf den Markt zu bringen. Nur dann werden Sie in Zukunft noch Zeit haben, sich bei den restlichen 20% Ihrer Mandanten um maßgeschneiderte Lösungen zu kümmern, die das Wissen, die Spezialisierung und Erfahrung erfordern, für die Sie ausgebildet wurden.

Wenn Sie Ihre Kanzlei also effizienter organisieren, so werden Sie sich auf andere Bereiche konzentrieren können, die gerade die Aufmerksamkeit eines Menschen erfordern.

Automatisierung der Arbeit führt zu Effizenzgewinnen

Wie können Sie nun aber Dienstleistungen standardisieren und Ihre Anwaltskanzlei optimieren? Die Antwort lautet: Automatisierung.

Denken Sie nur an die selbstfahrenden Autos von Tesla. Diese wurden gebaut, um Staus zu reduzieren, Unfälle zu vermeiden und den Rohstoffverbrauch dadurch zu mindern, dass das Fahren effektiver wird. Bei der Automatisierung rechtlicher Prozesse verhält es sich quasi genauso: Die Automatisierung juristischer Arbeit spart Zeit und minimiert Fehler durch effektivere Abläufe in Ihrer Kanzlei.

Was Sie automatisieren sollten

Sie werden sich sicherlich fragen, was genau Sie automatisieren sollten. Die Antwort ist relativ einfach: Alles, was Sie mehr als einmal machen kann automatisiert werden. Ermitteln sie, welche Elemente in Ihrer Anwaltskanzlei für Automatisierung geeignet sind. Wir möchten Ihnen drei Beispiele nennen, die sich in fast jeder Anwaltskanzlei für eine Automatisierung eignen:

Wiederkehrende Texte und Textbausteine

Viele Anwälte verbringen die meiste Zeit des Tages damit, Briefe und Schriftsätze zu erstellen. Die Faustregel dabei sollte sein, niemals zweimal dasselbe zu schreiben.

Zum Beispiel sollten Sie auf typische Anfragen eine standardisierte E-Mail als Antwort bereithalten. Das gleiche gilt, wenn Sie Mandanten amtliche Dokumente, ergangene Urteile oder Arbeitsergebnisse zur Kenntnis weiterleiten. Meist können diese mit dem gleichen Text versendet werden. Schnell werden Sie feststellen, dass eine beachtliche Anzahl von Antworten zusammenkommt.

Hier setzt klassischerweise das Management von Textbausteinen an. Alle „Schnipsel“, die im Laufe der Zeit entstehen, werden in einem Textbausteinprogramm verwaltet. Sie werden dann bei Bedarf verwendet. In der Praxis bleibt aber das Problem, dass sich die passenden Textbausteine nicht mehr wiedergefunden werden, doppelt abgespeichert sind oder schlichtweg wegen des Umfanges der gesammelten Textbausteine nicht von den Anwälten verwendet werden. Sie sollten daher den ganzen Antwortprozess gleich automatisieren. Schreiben Sie nicht eine E-Mail mit einem Textbaustein, sondern schaffen Sie eine Automatisierung dahingehend, dass bestimmte Dokumente automatisch und ohne Ihr zutun an den Mandanten weitergeleitet werden – mit dem passenden Text.

Die Automatisierung entfernt also die Notwendigkeit, den passenden Textbaustein herauszusuchen, einzusetzen, die E-Mail abzusenden, abzuspeichern, auszudrucken und in die Akte zu heften.

Dokumentenerstellung

Auch die automatische Erstellung von Dokumenten spielt in den meisten Anwaltskanzleien eine wichtige Rolle. Hoffentlich haben Sie bereits damit begonnen, eine Dokumentendatenbank für Ihre Kanzlei zu erstellen. Diese enthält alle Dokumente, die Sie wiederholt verwenden. Dazu gehören Briefe an gegnerische Anwälte, Vollmachten, Verträge, Nachlassdokumente und vieles mehr.

Um die Dokumentgenerierung zu automatisieren, müssen Sie diese Dokumente zunächst in Dokumentenvorlagen umwandeln. Sie benötigen ein zentrales Archiv zum Speichern dieser Formulare sowie zusätzliche Klauseln, um Dokumente an einzelne Mandanten anzupassen. Nachdem Sie Ihre Dokumentenbibliothek eingerichtet haben, benötigen Sie einen einfachen Prozess, um die Dokumente dann direkt auf den jeweiligen Mandanten anzuwenden.

Diese Tätigkeit wird im englischen auch „Document-Assembly“ genannt. Es gibt zahlreiche Softwarelösungen hierfür. Meist beschränkt sich diese Software aber darauf, die Dokumente zu erstellen. Richtig effizient wird es aber erst dann, wenn z.B. der automatisch erstellte Mandatsvertrag für den neuen Mandanten auch automatisiert abgesendet wird und nach einer definierten Zeitspanne beim Mandanten nachgefasst wird – sollte der Vertrag bis dahin nicht unterschrieben eingegangen sein.

Terminplanung

Die Terminplanung ist ein weiterer Bereich, der sich perfekt für Automatisierung eignet. Denken Sie darüber nach, wie oft Sie endlos E-Mails ausgetauscht haben, um Zeit und Ort für ein Meeting festzulegen. Wenn Sie dafür bislang z.B. nicht Doodle verwendet haben, sollten Sie jetzt damit anfangen. Mit Doodle können Sie z.B. bequem Zeiten eingeben und dann eine Umfrage für Ihre Meetingpartner erstellen. Diese können dann ihre eigene Verfügbarkeit eingeben. Letztlich werden die Daten angezeigt, an denen alle Parteien Zeit haben.

Und überlegen Sie einmal wie Sie die Termine für Ihre Mandanten vergeben. Verwenden Sie ein Tool dafür, mit denen der Mandant bei Ihnen elektronisch einen Termin buchen kann? Wenn Sie dieses Tool dann sogar noch mit Ihrem Kalender synchronisieren und auf Ihrer Internetseite anzeigen lassen, muss keiner Ihrer Mitarbeiter sich mehr um die Terminabstimmung kümmern. Ihr Mandant bucht den Termin, erhält eine automatische Bestätigung per E-Mail, der Termin wird automatisch zu Ihrem Kalender hinzugefügt. Und am Tag vor der Beratung erhält der Kunde eine Erinnerung per E-Mail.

Fazit: Automatisierung ist der Schlüssel zum Erfolg

Durch die Nutzung von Software zum Zwecke der Automatisierung haben Sie die Möglichkeit Ihre Anwaltskanzlei erheblich effektiver zu machen. Zugleich haben Sie mehr Zeit, sich um Ihre Mandanten zu kümmern und die Kommunikation mit diesen zu verbessern. Ihre Mandanten werden es schätzen, dass Sie in kürzerer Zeit mehr erreichen können.

Wirklich effektiv wird Automatisierung allerdings erst dann, wenn Sie nicht auf zahlreiche Einzellösungen vertrauen, sondern ein Gesamtsystem schaffen, das alle Komponenten möglichst effektiv verzahlt.

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