Seit Jahrzehnten schon sind Wiedervorlagen in der Anwaltskanzlei ein höchst umstrittenes Thema. Für die einen bedeutet es Büroorganisation und für die anderen Zeitverschwendung und unnötiger Arbeitsaufwand. Wir erklären Ihnen, wie Sie sich Wiedervorlagen mit einem geringen Arbeitsaufwand zu Eigen machen, um Ihre Tätigkeit durch Struktur zu optimieren.

Sinn und Zweck der Wiedervorlage beim Anwalt

Der Sinn einer Wiedervorlage liegt vereinfacht gesagt darin, dass verhindert werden soll, dass eine nicht aktive Akte in Vergessenheit gerät und dass rechtzeitig notwendige Schritte in die Wege geleitet werden können. Die Wiedervorlage ist nicht zur Wahrung Ihrer eigenen Fristen gedacht, vielmehr beispielsweise um die Fristen zur Stellungnahme Ihrer Gegenvertreter zu überprüfen oder um sich bei Gericht zu vergewissern, dass der Vorgang bearbeitet wird. Ebenso kann eine Wiedervorlage dazu dienen, um den Sachstand im Allgemeinen zu prüfen. Es empfiehlt sich deshalb einen Zweck zu der jeweiligen Wiedervorlage zu notieren, damit Sie an dem ausgewählten Datum, welches auch weit in der Zukunft liegen kann, noch wissen, was Sie mit der Wiedervorlage kontrollieren oder initiieren wollten.

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Wiedervorlage notieren

In Zeiten der neuen Medien und einer Vielfalt unterschiedlicher Rechtsanwaltsprogramme sollten die Wiedervorlagen über das entsprechende EDV-System verwaltet werden. Der zuständige Sachbearbeiter kann die Wiedervorlage entweder direkt eigenhändig in das EDV-System einpflegen oder dies durch das Sekretariat erledigen lassen. Wichtig ist, dass aus der Wiedervorlage das Datum, der Sachbearbeiter und der Zweck hervorgehen. Doppelt abgesichert sind Sie, wenn die Wiedervorlage in das entsprechende EDV-System eingetragen wird und zusätzlich handschriftlich in der Handakte und dem Kalender notiert wird (falls überhaupt noch vorhanden). Das Eintragen in die Handakte und den Kalender sind beim Nichtvorhandensein eines entsprechenden EDV-Systems unumgänglich für das Wiedervorlegen von Akten.

Wiedervorlagen kontrollieren

Zu Beginn eines Arbeitstages sollte eine Liste der Wiedervorlagen (handschriftlich oder aus dem EDV-Programm) zur Hand genommen werden, um die entsprechenden Wiedervorlagen herauszusuchen. Es empfiehlt sich, die Akten einen Tag im Voraus herauszusuchen. Die Wiedervorlagen sollten dann dem Sachbearbeiter vorgelegt werden. Dieser sollte die Wiedervorlage bearbeiten oder als erledigt zurückgeben. Wichtig ist dabei, dass, sowohl nach der Bearbeitung als auch nach einer Rückgabe, seitens der Assistenz oder des Anwalts kontrolliert wird, ob eine neue Wiedervorlage notwendig ist und ob diese elektronisch und/oder handschriftlich eingetragen wurde.

Einige EDV-Programme beinhalten zusätzlich die Funktion der Erstellung einer Liste mit denjenigen Akten, die keine Wiedervorlage eingetragen bekommen haben. Diese Liste kann bei Zeiten ebenfalls dem Sachbearbeiter vorlegt werden, damit dieser anhand der elektronischen Akte oder der Handakte entscheiden kann, wie mit der Akte zu verfahren ist.

So können schlafende Akten entdeckt werden, die gegebenenfalls Bedarf an einer Sachstandsanfrage haben oder aber auch abgelegt werden können. Ebenfalls wird so der Ablauf in Ihrer Kanzlei optimiert, da laufende Prozesse kontrolliert werden können.