Die Postausgangsbearbeitung gehört wie die Posteingangsbearbeitung zu den Routinetätigkeiten einer Anwaltskanzlei. Sie ist täglich zu erledigen um die Wahrung von Fristen einzuhalten und eine rasche Kommunikation zu gewähren.

Egal ob der Vorgang physisch oder elektronisch erfolgt, sind einige wesentliche Aspekte zu beachten und dringend einzuhalten. Der Ablauf unterscheidet sich im Sendungsvorgang, aber die Vorbereitung und die Dokumentation im Nachgang sind identisch.

Fertigstellung und Unterschrift der Ausgangspost

Zwingendes Kriterium für den Postausgang ist die Fertigstellung des abzuschickenden Schreibens und die Unterschrift des Verfassers. Bei der Fertigstellung ist darauf zu achten, dass eventuell vorgeschriebene beglaubigte Abschriften und einfache Abschriften erstellt werden. Von großer Bedeutung ist ebenfalls das Hinzufügen der entsprechenden Anlagen zu dem jeweiligen Schreiben. Zuletzt sollte aus Sicherheitsgründen nochmals die Adresse (auch die E-Mail Adresse) abgeglichen werden um Fehlsendungen und daraus resultierende Verspätungen zu vermeiden.

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Versand

Nach der Fertigstellung erfolgt der Versand des Schreibens. Je nach Vorgangsart (physich/ elektronisch) ist hier zu differenzieren.

Physische Schreiben müssen kuvertiert und richtig frankiert werden. Achten Sie auf das Gewicht und den Versandort, da Auslandsschreiben schnell übersehen werden können und folglich nicht ausreichend frankiert werden. Unternehmen mit häufig und reichlich anfallendem Postausgang ist es zu empfehlen, Frankiermaschinen für diese Arbeit zu verwenden. Für das Erscheinungsbild empfiehlt es sich, die Schreiben an bereits vorher aufgedruckten Falzmarkierungen zu Falten oder gar eine Falzmaschine zu verwenden.

Elektronischer Postausgang muss in das E-Mail Programm geladen werden und an den richtigen Empfänger versandt werden. Achten Sie darauf, dass Anhänge vollständig geladen sind, bevor Sie das Schreiben versenden, damit auch die Anhänge mitversandt werden. Zudem müssen Sie daran denken, einen passenden Betreff einzufügen, damit Ihr Empfänger Ihr Schreiben zuordnen kann und Ihr Schreiben nicht fälschlicherweise in Spam- oder Junk-Ordnern landet.

Dokumentation

Gerade Anwälte sollten darauf achten, dass jeder Postausgang in einem Postausgangsbuch dokumentiert wird um Haftungsfallen zu vermeiden und gegebenenfalls Beweis für den Ausgang erbringen zu können. Zudem gewährt die Dokumentation ein reibungsloses Nachverfolgen der ausgehenden Kommunikation. Ob ein Schriftsatz bereits das Haus verlassen hat oder nicht ist so leicht zu überprüfen.

Gerade bei ausgehender physischer Post fehlt die E-Mail Ausgang Bestätigung, weshalb es bei dieser Art von Postausgang besonders wichtig ist, den Ausgang zu dokumentieren.

Bei Postausgang per E-Mail kann die Ausgangsbestätigung ausgedruckt werden und zur Akte geheftet werden. So behalten Sie den Überblick.

Weiterleitung an den Mandanten

Nach dem Postausgang in der Originalfassung an den originalen Empfänger ist gegebenenfalls noch eine Weiterleitung an die Mandantschaft erforderlich um diesen über die Kommunikation zu unterrichten. Auch hier ist aus sicherheits- und haftungsgründen zu empfehlen den Postausgang in Form der Weiterleitung zu dokumentieren.