Mandanten sind anspruchsvoll und auch in Zukunft werden die Erwartungen bestehender und auch zukünftiger Mandanten wachsen. Dies ist das Ergebnis moderner Entwicklungen. Die Sachverhalte werden immer komplexer und die Erfolgsaussichten stehen häufig eng im Zusammenhang mit großen Verlusten oder Gewinnen der Auftraggeber. Um dem anspruchsvollen Markt entsprechend zu begegnen, ist es unabdingbar, dass eine Anwaltskanzlei exzellent aufgestellt ist, sowohl im internen Bereich als auch in ihrem Auftreten nach außen. Ein berufsbegleitender Weiterbildungszweig hat sich die Bewältigung dieser Hürden angenommen, wodurch ein neues Berufsbild  entstanden ist: der Kanzleimanager.

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Aufgaben eines Kanzleimanagers

Reibungslose interne Abläufe und ein professionelles Auftreten nach Außen bieten nicht nur die Grundlage für einen organisierten Arbeitsablauf und einen hervorragenden Eindruck für bestehende und potentielle Mandanten, es gewährt den Anwälten einer Kanzlei auch die konzentrierte Erledigung der Kernaufgaben um eine zufriedenstellende Beratung der anspruchsvollen Mandanten zu erzielen.  Dies alles wird durch folgende Tätigkeitsfelder des Kanzleimanagers erreicht:

  • interne Kanzleiorganisation
  • Koordination externer Abläufe in der Kanzlei
  • souveräne Gesprächsführung
  • Repräsentation der Kanzlei

Interne Kanzleiorganisation

Von der Planung der Arbeits- und Urlaubszeiten der Mitarbeiter, der Organisationen von Geschäftsreisen und der allgemeinen Terminsplanung erstrecken sich die Aufgaben eines Kanzleimanagers in alle internen Arbeitsprozesse und Aufgaben. Der Kanzleimanager hat die Aufgabe durch die Organisation des Kanzleialltags die internen Abläufe zu optimieren, sodass diese zeitfressenden Aufgaben nicht in das Arbeitsfeld der Anwälte fallen.

Koordination externer Abläufe

Eine organisierte und strukturierte Kanzleiorganisation hat nicht nur Vorteile im internen Bereich, sondern auch das Kanzleibild nach Außen wird gestärkt. Der dadurch erweckte Eindruck einer hochorganisierten Kanzlei wird beim Mandanten dahingehend bestätigt, als dass der Kanzleimanager auch für die Koordination des Informationsaustausches nach Außen verantwortlich ist und diesen organisiert. Mandanten werden somit aktuell auf dem Laufenden gehalten. Dies hat nicht nur Einfluss auf die Einhaltung von Fristen, es wird zudem auch das Vertrauen in die Arbeit der Kanzlei und der Anwälte gesteigert. Mandanten fühlen sich somit gut vertreten und hervorragend betreut.

Geschulte Gesprächsführung

In jeder Kanzlei kommt es vor, dass Mandanten/ Gegenvertreter oder andere Parteien mit Ihnen in den Kontakt treten um komplexe Themen zu besprechen oder schwierige Fragen und Anliegen zu klären. Der Kanzleimanager beherrscht es, selbstsicher und souverän aufzutreten und selbst schwierige und unangenehme Themen geschult und mit äußerstem Feingefühl zu besprechen, um gegebenenfalls gemeinsam mit der anderen Partei nach einer Lösung zu suchen oder eine Vereinbarung zu treffen. Durch ein sicheres Auftreten, Feingefühl und einen souveränen Umgang mit dem Gegenüber wird das Ansehen der Kanzlei gewahrt.

Repräsentation der Kanzlei

Als Kanzleimanager und Verantwortlicher für interne und externe Tätigkeiten, sowohl als Kommunikationsweg zwischen den Anwälten und Mandanten oder anderen Beteiligten ist der Kanzleimanager stets Repräsentant der Kanzlei, entweder unmittelbar oder auch mittelbar. Durch die Übernahme administrativer Tätigkeiten und auch die Führung von Gesprächen repräsentiert der Kanzleimanager die Kanzlei und damit verbunden auch das, wofür die vertretene Kanzlei steht.

Sollten Sie also überlegen einen Kanzleimanager einzustellen, sollten Sie sorgsam und aufmerksam bei der Auswahl einer passenden Person sein. Sie übertragen Ihrem Kanzleimanager viel Verantwortung, da die wichtigsten administrativen und repräsentativen Aufgaben von dem Kanzleimanager übernommen werden, um Ihnen kostbare Zeit zu verschaffen.