Wenn wir mit Anwälten über die Digitalisierung sprechen, hören wir häufig als erstes folgendes Argument:

„Wir arbeiten schon digital, wir haben für die meisten unserer Fälle Textbausteine“.

Anwälte glauben, dass sie bereits vollauf für die digitale Zukunft gerüstet sind. Textbausteine sind aber im höchsten Maße unzureichend. Sie sind allenfalls die Basis für eine Automatisierung der Anwaltskanzlei. Mithilfe aktueller Technologie lassen sich aus dem bestehenden Fundus an juristischen Textbausteinen vorzügliche Automatisierungslösungen erstellen.

Wieso Anwälte aufhören sollten, Textbausteine zu benutzen

Wenn Anwälte ein neues Dokument erstellen, beginnen die meisten Anwälte damit, sich ein vergleichbares Dokument herauszusuchen, das sie für einen anderen Mandanten bereits erstellt hatten. Durch Suchen, Umbenennen und Ändern der Parteien und Begrifflichkeiten wird dieses Dokument dann modifiziert, um es an den neuen Mandanten anzupassen. Die meisten Anwälte gehen so vor (auch wir haben früher so gearbeitet). Doch dieser Ansatz hat erhebliche Nachteile:

1. Fehler durch Auslassungen

Es kann leicht passieren, dass Aspekte vergessen werden, die in der Vorlage nicht enthalten waren, aber in dem aktuellen Dokument eingefügt sein müssen. Denken Sie nur an eine spezielle Klausel zur Haftungsbeschränkung, die im damaligen Fall nicht notwendig war.

2. Sie sind zu langsam

Sie müssen das gesamte Dokument noch einmal lesen. An den entscheidenden Stellen müssen Änderungen eingefügt werden. Eventuell müssen ganze Absätze umgeschrieben werden. Bei längeren Passagen benötigen Sie zu viel Zeit, um die entsprechenden Klauseln auszuformulieren.

3. Vergessen, vertrauliche Informationen zu löschen

Vielleicht kann es vorkommen, dass in der Eile übersehen wird, dass noch vertrauliche Informationen von dem vorherigen Mandanten in der Vorlage enthalten gewesen sind und man vergessen hat den Verweis auf den ehemaligen Mandanten zu löschen.

4. Sie arbeiten nicht mit der letzten Fassung

Es ist sehr wahrscheinlich, dass Sie beispielsweise gerade bei Verträgen nicht mit der letzten Version des erstellten Vertrages anfangen. Denn der Vertragsentwurf ist möglicherweise von Ihrem Mandanten, der Gegenseite oder auch Ihnen selbst später noch einmal angepasst worden. Wie können Sie sicherstellen, dass Sie tatsächlich in der finalen Version arbeiten.

5. Hohes Risiko für Fehler

Der beschriebene Ansatz birgt zudem ein erhebliches Risiko, um Fehler zu machen. Eine Vielzahl von Platzhaltern muss gesucht, umbenannt oder ersetzt werden. Zudem müssen Sie gegebenenfalls grammatikalische Änderungen vornehmen. Denken Sie nur daran, dass die Dokumentenvorlage durchgängig auf „die Klägerin“ lautet und Sie in einem Dokument alle Verweise und Bezüge auf „die Klägerinnen“ anpassen müssen, weil Sie nun mehrere Gesellschaften vertreten.

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Besserer Ansatz: Best-Practice-Textvorlagen in der Kanzlei

Andere Kanzleien gehen daher den Weg, dass sie bestimmte Arten von Klagen, Schriftsätzen oder Verträgen in einem Best-Practices-Verzeichnis für juristische Textvorlagen zusammenfassen. Diese Formulare, die grundsätzlich keine Mandantendaten enthalten, werden dann als Ausgangspunkt zur Erstellung neuer Dokumente verwendet. Im Optimalfall legen diese Dokumente fest, welcher Text verändert werden kann, sowie optionale Klauseln und eine entsprechende Kommentierung, was bei der Verwendung von dieser Vorlage zu beachten ist. Dieser Ansatz ist deutlich besser als mit der Methode „Suchen und Ersetzen“ zu arbeiten. Sie zu erstellen kostet allerdings sehr viel Zeit.

Dokumentenerstellung automatisieren

Einige Anwälte gehen daher den Weg, dass sie juristische Dokumente in Form von Best-Practice-Textvorlagen zusammenstellen und diese mit einer Automatisierungslösung zur Anwendung bringen.

Im einfachsten Fall werden die Funktionen von Microsoft Word dazu verwendet. So können beispielsweise Makros und Eingabefelder programmiert werden, die dann später ersetzt werden. Wird das Dokument komplexer, geht es um Konjugationen oder grammatikalische Bezüge, wird es allerdings schwierig, dieses mit Microsoft Word darzustellen. Man verbringt dann oft viel Zeit damit, eine funktionsfähige Dokumentenvorlage zu erstellen, die im schlimmsten Fall schon wieder veraltet ist, bevor sie überhaupt fertiggestellt wurde.

Ein großer Nachteil liegt vor allem darin, dass diese Dokumente nicht mit den vorhanden Daten angereichert werden können, die in Ihrer Anwaltssoftware ohnehin schon verfügbar sind.

Deswegen gehen einige Anwälte den Weg und integrieren ihre juristischen Textbausteine mit einer Automatisierungslösung wie z.B. der von Legalmatic. Derartige Software ist in der Lage die bereits vorhandenen Datenströme zusammenzuführen. So werden die Best-Practices Textbausteine mit den vorhandenen Daten aus der Anwaltssoftware zusammengeführt. Diese Lösung besteht dann aus intelligenten juristischen Textbausteinen, die automatisch mit den fallbezogenen Informationen angereichert werden können. Dadurch wird der Arbeitsablauf erheblich beschleunigt und die Generierung von juristischen Dokumenten kann in Sekundenschnelle erfolgen.

Automatisierung beginnt dort, wo Textbausteine enden

Kommen wir nun zurück auf das eingangs geschilderte Argument, die Kanzlei sei bereits automatisiert, weil man Textbausteine habe.

Es zeigt sich, dass Textbausteine nur ein Baustein der Automatisierung sind.

Sie sind sicherlich eine unverzichtbare Grundlage dafür, dass Automatisierung stattfinden kann. Denn ein Jurist muss sich zunächst einmal Gedanken gemacht haben, mit welchen Argumenten bestimmte rechtliche Probleme abgehandelt werden können. Auch hat jede Kanzlei ihren eigenen Stil, der sich in den entsprechend erstellten und versanden Dokumenten wiederfinden soll.

Aus diesem Grunde steht am Anfang die Zusammenstellung von juristischen Textbausteinen für die anwaltliche Arbeit. Doch damit ist nur der erste Schritt getan. Überlegen Sie, wie viel Zeit benötigt wird, um Platzhalter oder vorhandene Informationen aus der Vorlage zu entfernen und zu ersetzen. Anschließend muss das Dokument Korrektur gelesen werden. Danach übergeben Sie die erstellten Texte an das Sekretariat, die diese sodann auf das Briefpapier der Kanzlei bringt, in die elektronische Akte speichert, das Schreiben ausdruckt, Ihnen zur Unterschrift vorlegt, sodann absendet und anschließend die Versendung dokumentiert.

Eine Vielzahl von Arbeitsschritten entsteht erst in dem Moment, in dem das Dokument mit dem Textbaustein ausgefertigt und abgesendet werden soll.

Wenn Sie eine fortschrittliche Automatisierungslösung für Ihre Kanzlei einsetzen, wird die Software Ihnen alle diese Schritte abnehmen. Sie werden dann nur noch wie folgt vorgehen müssen:

  • aus der vorgefertigten Liste Ihrer Textbausteine den entsprechenden Textvorschlag auswählen,
  • die Software gibt Ihnen mithilfe einer komfortablen Eingabemaske Felder vor, die Sie mit den spezifischen Details zu dem Fall ausfüllen müssen (das können Sie aber beispielsweise auch an Ihre Assistenz delegieren)
  • anschließend können Sie mit wenigen Klicks noch spezifische Klauseln oder Formulierungen für dieses Dokument hinzufügen
  • In Echtzeit sehen Sie dann, wie bei jeder Änderung der eingegebenen Daten oder ausgewählten Optionen die Software parallel dazu den Schriftsatz erstellt und anpasst
  • Wenn Sie fertig sind, kann das Programm sodann das Dokument von alleine auf das Briefpapier bringen und per E-Mail oder Telefax absenden.
  • Da erfahrungsgemäß in 80% der Korrespondenz einer Anwaltskanzlei noch nicht einmal eine eigenhändige Unterschrift im Sinne der gesetzlichen Schriftform notwendig ist, muss niemand das Dokument noch einmal anfassen, nachdem Sie den Entwurf fertiggestellt haben.
  • Anschließend wird das Dokument in Ihrer Anwaltssoftware voll automatisch archiviert.

Insofern liegen die eigentlichen Effizienzgewinne nicht unbedingt bei der Verwendung von Textbausteinen selbst, sondern in dem Prozess, der dem Textbaustein vor- bzw. nachgelagert ist. Textbausteine für Anwälte sind daher nur ein Baustein, um eine Anwaltskanzlei zu digitalisieren und zu automatisieren. Software von Legalmatic ermöglicht es Anwälten, genau diese Automatisierung Ihrer Kanzlei zu erreichen.