Wie effektiv ist eigentlich die Aufnahme neuer Mandanten in Ihrer Kanzlei? Haben Sie sich darüber schon einmal Gedanken gemacht? Oft gibt es viele Schritte, die entweder Sie selbst oder aber Ihre Assistenz übernehmen müssen, um neue Mandanten anzulegen und den dazugehörigen Papierkram zu erledigen. Das alles ist Zeit, die Sie oder Ihre Sekretärin dringlicher gebrauchen können.

„Stellen Sie sich vor, Sie können einem Mandanten binnen 90 Sekunden automatisch einen individuellen Mandatsvertrag und die Vollmacht nach der ersten Kontaktaufnahme zusenden – Ihre Mandanten werden begeistert von der schnellen Reaktion sein.“

In vielen Kanzleien lässt sich gerade im Bereich der Mandatsannahme durch Automatisierung ein erheblicher Effizienzgewinn erreichen. Denn die Aufnahme neuer Mandanten ist ein Prozess, der sich sehr gut standardisieren lässt.

Neue Mandanten gewinnen – wie geht es danach intern weiter?

Zu Beginn jedes Mandats steht der erste Kontakt mit dem Mandanten. Egal, auf welchem Wege, Sie und Ihr Mandant müssen aufeinander aufmerksam werden und in Kontakt treten, um gegebenenfalls ein Mandat entstehen zu lassen. Hier wird man nur bedingt Zeit einsparen können, denn Sie müssen Vorträge halten, Networking betreiben oder ansonsten Zeit in die Akquise investieren.

Haben Sie sich nach einem kurzen Gespräch dazu entschlossen, das Mandat zu übernehmen und wurden Sie von Ihrem Mandanten mit dem Mandat betraut, so müssen Informationen zwischen Ihnen und dem Mandanten ausgetauscht werden. Dazu gehören der Mandatsvertrag und die Vollmacht aber auch Fakten über den Fall müssen ausgetauscht, Verträge übermittelt und gegebenenfalls ein Vorschuss entrichtet werden, damit Sie mit Ihrer Arbeit beginnen können.

Hier findet die meiste Arbeit statt – oft nicht nur für den Anwalt, sondern vor allem auch für das Sekretariat. Ihre Sekretärinnen werden bei einer Vielzahl an neuen Mandanten alle Hände damit zu tun haben, die Abwicklung der Mandatsannahme durchzuführen. Sie können Ihre Sekretärinnen hier mit Automatisierungslösungen bestens entlasten, sodass diese Zeit für wichtigere Dinge haben.

Erst nach dem zweiten Schritt können Sie als Anwalt mit der eigentlichen juristischen Arbeit beginnen. Sachverhalte und Verträge müssen analysiert werden, Schriftsätze werden erstellt und Sie müssen sich in jeden individuellen Fall einarbeiten, um Ihrem Mandanten mit juristischem Fachwissen zur Seite stehen zu können.

Welche Schritte gibt es bei der Aufnahme neuer Mandanten?

Denken Sie einmal ganz detailliert an alle Schritte, die Sie oder Ihre Sekretärin händisch erfüllen müssen, wenn neue Mandanten sich bei Ihnen in der Kanzlei melden. Typischerweise werden bei der Gewinnung neuer Mandanten die folgenden Schritte durchzuführen sein:

  • Aufnahme der Adressdaten,
  • Anlegen des Mandanten in den Stammdaten,
  • Kollisionsvorprüfung,
  • Erstellung eines Mandatsvertrages, indem Adressdaten, Stundensatz, individuelles Anliegen etc. per Hand ausgefüllt werden müssen
  • Zusendung des Mandatsvertrages
  • Erstellung einer Vollmacht, indem diese für den Mandanten vorausgefüllt wird
  • Zusendung der Vollmacht
  • Anforderung eines Vorschuss
  • Überprüfung, ob die Unterlagen zurückgesendet werden, ggf. Erinnerung des Mandanten an die Rücksendung
  • Verwaltung der zurückgesendeten Mandatsverträge und Vollmachten – Schaffung einer Mandatsvertrags- und Vollmachtsdatenbank, um feststellen zu können mit welchen Mandanten Verträge zu welchen Konditionen vorliegen.

Alle diese Schritte der Aufnahme neuer Mandanten lassen sich hervorragend automatisieren. Die meisten Kunden von LEGALMATIC beginnen damit, die Annahme neuer Mandate zu automatisieren. Denn hier lassen sich am schnellsten für die Kanzlei Effizienzgewinne feststellen.

LegalTech: Jetzt monatlichen Newsletter anfordern

Durch das Absenden des Formulars erklären Sie sich mit unseren Datenschutzbestimmungen einverstanden.

Aufnahme neuer Mandanten effektiver gestalten

Der Vorteil einer effizienteren Aufnahme von neuen Mandanten liegt daran, dass der Prozess wesentlich schneller und gradliniger abgewickelt werden kann. Denken Sie daran: Das erste was Mandanten von Ihrer Kanzlei zu Gesicht bekommen, ist die Art und Weise, wie Sie beim Erstkontakt behandelt werden. Erhalten Sie schnell die wichtigen Dokumente und Informationen? Wenn ja, ist ein erster Schritt gemacht, um das Vertrauen des Mandanten zu gewinnen. Durch eine automatisierte Abwicklung der Mandatsannahme zeigen Sie sich von Ihrer besten Seite.