Einer der wichtigsten Prozesse in der Anwaltskanzlei ist der Posteingang. Häufig ist der Ablauf dieser Tätigkeit eher zufällig als koordiniert und geplant. Dies birgt eine große Fehlerquelle, weshalb auch der Posteingang strukturiert ablaufen sollte. Im Alltagsgeschäft ist es für den Arbeitsablauf der Kanzlei von großer Bedeutung, dass die anfallenden Arbeiten routiniert und gewissenhaft erledigt werden –  so auch der Posteingang – damit Ihre Zeit und die Zeit Ihrer Mitarbeiter effizient genutzt werden kann. Dieser Beitrag kann Ihnen als Checkliste behilflich sein, sodass der anfallende Posteingang leichter bearbeitet werden kann.

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Unterscheidung der Posteingangswege

Wichtig ist es zunächst darauf zu achten und zu unterscheiden, auf welchem Weg die Post in die Anwaltskanzlei gelangt.

Beispielsweise sind mögliche Posteingangswege:

  • einfache Post
  • Botensendung
  • Übergabe durch den Mandanten
  • Zustellung per Gerichtsvollzieher
  • E-Mail
  • Fax

Bei der einfachen Post sollte darauf geachtet werden, dass der Posteingang aus dem Briefkasten mindestens zweimal täglich kontrolliert werden sollte um Haftungsfallen zu vermeiden und Fristen zu wahren. Es sollte also geschaut werden, wann die Post ungefähr gebracht wird und nach diesem Zeitfenster sollte eine Person damit betraut werden, den Briefkasten zu leeren und die gebrachte Post zu bearbeiten.

Auch Botensendungen per Kurierdienst sind denkbar, weshalb auch dieses Szenario besprochen werden sollte.

Die Post kann allerdings auch auf anderem Wege in der Kanzlei eingehen, beispielsweisedurch den Mandanten oder per Zustellung durch den Gerichtsvollzieher. Die Übergabe durch den Mandanten stellt kein großes Problem dar, jedoch sollte bei der Zustellung durch den Gerichtsvollzieher festgelegt werden, wer diese Schreiben in Empfang nehmen und gegenzeichnen darf.

Auch der Eingang von E-Mails gehört selbstverständlich zum Posteingang. Der Bearbeitungsprozess hängt davon ab, wie intern die E-Mail Zusendung erfolgt. Bei einem Eingang im Sammelpostfach  der Kanzlei muss vorab geklärt werden, wie der Ablauf erfolgt. Wie wird die E-Mail dem jeweiligen Sachbearbeiter vorgelegt – ausgedruckt oder elektronisch per Weiterleitung im E-Mail Programm. Wie wird verfahren, wenn der jeweilige Sachbearbeiter abwesend ist etc. Zudem muss festgelegt werden, von wem, wie oft und bis wann am Tag die E-Mails abgerufen werden.

Bei einer Zustellung an den jeweiligen Sachbearbeiter muss umgekehrt geklärt werden, ob eine Weiterleitung an das Sekretariat oder das Sammelpostfach erfolgt zur Dokumentation. Zudem muss sichergestellt werden, dass im Falle der direkten Zustellung an den jeweiligen Sachbearbeiter das Postfach im Krankheitsfall oder zu Urlaubszeiten anderweitig überprüft wird, damit eine rechtzeitige Kenntnisnahme und Bearbeitung gewährleistet werden kann.

Auch der Eingang per Fax ist möglich. Hier stellt sich ebenfalls die Frage, wie verfahren wird. Bei nur einem Faxgerätin der Kanzlei muss ebenfalls wie beim E-Mail Eingang geklärt werden, wie, wann und von wem die Faxsendungen kontrolliert und gegebenenfalls weitergeleitet werden. Bei mehreren Faxgeräten oder einem Fax über Fax to Desktop (welches bei dem jeweiligen Sachbearbeiter direkt eingeht) ist der Zugang weitestgehend geklärt, jedoch sollte auch hier eine Regelung für den Falle der Abwesenheit gefunden werden.

Bearbeitung nach Inhalten

Bei der Bearbeitung des Posteinganges kommt es wesentlich auf den Inhalt des  Posteinganges an. Um Zeit zu sparen sollte vorab intern geklärt werden, wie mit den verschiedenen Inhalten zu verfahren ist. Inhalt eines Posteinganges können beispielsweise sein:

  • Werbung
  • normale Post
  • Rechnungen
  • Neue Mandate
  • Termine und Fristen
  • private Post

Es sollte abgesprochen werden, wie mit Werbung zu verfahren ist. Soll diese weitergeleitet werden oder darf sie vernichtet werden. Falls spezielle Werbung für Sie interessant ist, sollten sie mit den Verantwortlichen für den Posteingang genau festlegen, welche Werbung in den Papierkorb gelangt und welche in Ihr Büro. Im Zweifelsfall sollten Sie selbst diese Aussonderung vornehmen, damit Ihnen nichts Wichtiges vorenthalten wird.

Unter normalen Posteingang wird in diesem Beitrag der allgemeine Schriftverkehr mit Gerichten, Anwälten, Mandanten etc. verstanden. Auch hier ist es wichtig, dass geklärt wird, wie mit dem Eingang zu verfahren ist. Was wird als eingegangen gestempelt und wann wird es gestempelt. Bei häufig und reichlich anfallendem Posteingang und starker Auslastung in der Kanzlei ist es beispielsweise von großer Bedeutung zu klären, wann beispielsweise Empfangsbekenntnisse gestempelt werden, da der Zeitpunkt des Eingangs in der Kanzlei und der Zeitpunkt der Kenntnisnahme des jeweiligen Sachbearbeiters deutlich auseinanderfallen können.

Auch Rechnungen können Inhalt des Posteinganges sein. Soweit sich die Buchhaltung in der Kanzlei befindet, sollte mit den zuständigen Buchhaltern geklärt werden, wo die Rechnungen verwahrt werden. Bei einer ausgelagerten Buchhaltung bedarf es an weiteren Anweisungen. Werden eingehende Rechnungen gesammelt und als Konvolut an die Buchhaltung versandt? Wie oft im Monat werden Rechnungen weitergeleitet?

Neue Mandate können sich ebenfalls im Posteingang verbergen. Es sollte darauf geachtet werden, dass diese als solche erkannt werden und dementsprechend bearbeitet werden. Im Zweifelsfall sollte also feststehen, welchem Anwalt neue Mandate vorgelegt werden. Auch hier ist eine zeitnahe Abwicklung des Posteinganges von großer Bedeutung, da Fristen auch vor Mandatsbestätigung zu laufen beginnen.

Beim Eingang von Terminen und Fristen sollte geklärt werden, wie mit der Dokumentation zu verfahren ist. Sollen Termine und Fristen als erstes in die jeweilige Akte eingetragen werden oder wird der Posteingang zunächst dem Sachbearbeiter vorgelegt und dieser entscheidet über die Dokumentation. Bei Fristen muss entschieden werden, wie diese eingetragen werden. Sollen nur der Fristbeginn und das Ende der Frist notiert werden, oder auch Vorfristen und Notfristen?

Zuletzt sollte auch eine Absprache bezüglich privater Post erfolgen. Soll diese geöffnet werden oder lediglich dem Empfänger vorgelegt werden.

Dokumentation

Zur Überprüfung der Bearbeitung des Posteinganges empfiehlt es sich, ein Posteingangsbuch zu führen. So behalten Sie und Ihre Mitarbeiter den Überblick, was bereits bearbeitet wurde und welcher Vorgang noch aussteht. Dies kann in Papierform oder aber elektronisch erfolgen. Um die Dokumentation übersichtlich zu gestalten, ist es von Vorteil den jeweiligen Posteingangsweg und das Aktenzeichen zu notieren.

Speicherung

Des Weiteren sollte geklärt sein, wie der jeweilige Posteingang gespeichert wird. Landet alles in physischer Form in der Handakte oder werden nicht-elektronische Posteingänge eingescannt und zusammen mit dem E-Mail Posteingang in einer elektronischen Akte gespeichert? Wie dieser Vorgang erfolgt, ist Geschmackssache, jedoch muss eine Speicherung in den meisten Fällen zur Führung und Bearbeitung der Akte erfolgen.

Weiterleitung an den Mandanten

Abschließend sollte für jede Art und jeden Inhalt des Posteinganges geklärt sein, ob dieser weitergeleitet an die Mandantschaft weitergeleitet werden soll. Dies könnte beispielsweise durch die den Posteingang bearbeitende Person direkt im Anschluss erfolgen oder aber erst nach Rücksprache mit dem jeweiligen Sachbearbeiter, da dieser gegebenenfalls noch Ergänzungen/ Erläuterungen und dergleichen hinzufügen möchte.