Mittlerweile werden in den meisten Kanzleien die Akten elektronisch geführt. Jedoch möchte ein nicht unerheblich großer Teil der Kanzleien nicht auf die Handakte in Papierform verzichten. Bei der Organisation dieser Akten ist es wichtig, dass Sie einige Grundstrukturen beachten, um Ihnen das Führen und Organisieren dieser Akten zu erleichtern.

Aktenführung richtig beginnen mit Aktenzeichen

Jeder neu angelegten Akte sollte zunächst ein Aktenzeichen zugewiesen werden. Diese kann nach Ihrem Geschmack vergeben werden. Wichtig ist hierbei, dass diese Aktenbezeichnung auch Ihren Mitarbeitern oder Assistenten Aufschluss darüber gibt, um was für eine Akte es sich handelt. Aktenzeichen sollten fortlaufend vergeben werden und den Jahren nach geordnet sein. Beispielsweise könnten sie mit der „1“ beginnen. Die erste Akte des Jahres wäre dann die „1/18“. Bei großen Kanzleien empfiehlt es sich, das jeweilige Kürzel des Sachbearbeiters hinzuzufügen. Dies könnte zum Beispiel so aussehen „1/18 – XY“. So weiß jeder Mitarbeiter, dass die Akte die erste aus dem Jahre 2018 ist und von dem Sachbearbeiter XY betreut wird. So ist die Akte unter der laufenden Aktenbezeichnung leicht auffindbar.

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Neure Kanzleisoftware vergibt diese Aktenbezeichnungen bereits automatisch. Es sollte jedoch immer darauf geachtet werden, dass die (falls bestehend) Handakte ebenso dieses Aktenzeichen trägt, damit die elektronische und die „analoge“ Akte zusammengeführt werden können.

Akten in Korrespondenz- und Prozessakten einteilen

Für Ihre eigene Struktur empfehlen wir, dass Sie sowohl in der elektronischen, als auch in der analogen Akte eine Einteilung in einen Korrespondenz- und einen Prozessordner vornehmen. Bezüglich der Handakte ergeben sich zwei Unterordner. Ein Unterordner führt die Korrespondenz zwischen Ihnen und Ihrem Mandanten und ein anderer Ordner beinhaltet die Prozesskorrespondenz (Schreiben der Gerichte und Gegenvertreter, sowie Anlagen). In der elektronischen Akte führen Sie dann ebenfalls eine Akte mit Unterordnern. So ermöglichen Sie sich und Ihren Mitarbeitern eine bessere Auffindbarkeit und Ordnung in den jeweiligen Akten.

Aktendeckblatt

Am Anfang jeder Akte sollte der Handaktenbogen als Quasi-Deckblatt  stehen. Dieses Deckblatt sollte die wichtigsten Informationen zum Mandat enthalten. Dazu gehören das Aktenzeichen, der Sachbearbeiter, Informationen zum Mandanten, Informationen der Gegenseite (evtl. Gegenvertreter) und der Streitwert, bzw. Streitgegenstand. Ebenso sollten wichtige Referenzen der Gegenseite, Schadennummern und Bankverbindungen enthalten sein, damit Sie diese nicht jedes Mal in der Akte suchen müssen.

Wir empfehlen Ihnen überdies auch wichtige Fristen, Termine und die nächste Wiedervorlage auf dem Handaktenbogen zu notieren, sodass diese bei der Wiedervorlage abgeglichen werden können und es der Assistenz erleichtert wird, diese zu kontrollieren und zu protokollieren.

Mehrere Aktenbände

Einige Mandate sind aufwendiger als andere, wodurch ein vermehrter Schriftverkehr entsteht. Sollte ein Aktenband voll sein, sollten Sie eine neue Akte als Folgeband anlegen. Wichtig ist, dass Sie beide Bände nummerieren und in den ersten Band einen Vermerk hinterlassen, damit Sie und nachfolgende Bearbeiter durch den Verweis auf den Folgeband erkennen, dass es sich um mehrere Bände handelt. Achten Sie auch darauf, dass wichtige Fristen, Termine und die nächste Wiedervorlage in den neuen Folgeband übertragen werden.

Aktenablage

Sollte eine Akte abgeschlossen sein und endgültig abgelegt werden, ist es von großer Bedeutung, dass sie vorher prüfen, ob die betreffende Akte auch ablagefähig ist. Sie sollten also überprüfen, ob alle Gebühren- und Kostenrechnungen versandt und ausgeglichen sind, ob der Mandant über das Abschließen der Akte informiert wurde, ob eventuell Originale zurückgeschickt werden müssen. Erst nach einer solchen Überprüfung kann die Akte archiviert werden. Sie sollten auch die archivierten Akten fortlaufend nummerieren. In einer gesonderten Liste oder über die Kanzleisoftware sollte dann ein Vermerk zu dem jeweiligen Aktenzeichen hinzugefügt werden, der die Archivierungsnummer ergänzt.  Somit gewähren Sie auch betreffend passiver Archiv-Akten eine leichte Auffindbarkeit